理究の言魂(ことだま)

NO13-3 (ス)スケジュール

“タスク”&“コミット”➡もう1つの「タコ」

予定していたスケジュールが、これほどズタズタに崩壊した経験は初めてですよね。第1回目の緊急事態宣言(2020.04.07から05.25)により、弊社でも営業活動を変更。大打撃だったのは、幼児部門の30拠点校の2ケ月間に及ぶ教室閉鎖でした。当然ながら、この期間の売上げは、ゼロ(汗泣)。経営機能はまさにカオス、五里霧中。目標設定などは、“すべて白紙”という前代未聞の事態に陥りました。
それでも全社一丸の前向きな姿勢-それは、私たちが頑張らずして誰が支えるのだ-という“使命感”がエネルギーなったことも事実。受験学年の子ども・生徒と家族の不安感や焦燥感は計り知れず、右往左往したことでしょう。「受験指導を支えるのは私たち」という自負は、現場最前線に立つメンバーのエネルギーの源。親御さんからのエールもあり、その期待に応えようとするマインドは、ピンチの中でも「できるだけの事はやろう」という行動力を生み出しました。
公教育の“学び”も大渋滞。ICT教育後進国の実態を露呈することになりました。しかし、これがキッカケで文部科学省の「GIGAスクール構想」が推進する原動力になるので、何が功を奏するか分かりません。
保育園や学童キッズは補助金事業であり、公的サービスという性質上、通常通り継続。また学習塾事業はZoomなどICT活用をして踏ん張りました。全事業部、ヒヤヒヤしながらも夏期期間を乗り切り、少し落ち着き始めた2020年10月末に発表した社内向けキャッチフレーズ(40期)は、

ウィズコロナ 4040(ヨレヨレ)なれど サバイバル
言魂・仁魂 陽はまた昇れ

厳しい現実を見ながら、それでも期待を込めた文言を並べました。
ウィズコロナが続く中で、知恵を出し合いながら「夜明け」を待とう、「明けない夜はない」と祈るような気持ち。まさかの第2回緊急事態宣言(2021.01.07~継続中)の今でも同じです。しかし、“予定は未定にして決定にあらず”は、どうしても不安定な精神状態を招きます。“先が読めない”現象は心細くなります。なのでポジティブ感がなくなる。ネガティブ思考の罠は、無気力、無発想を誘引するので注意しましょう。こんな時は開き直ることです。“矢でも槍でも鉄砲でも持ってこいや!”って(汗笑)
「予定は未定」を受け入れ、“いつでも変化対応できるぜ”の心意気こそが苦境を救う・・・うん??ここでも気合モードです(汗)

さて、「タコ」は“働き方向上”(はたらきかタコうじょう)の短縮形として掲げました。もう1つの「タコ」があります。
カルロス・ゴーン 氏の2019年末の逃走事件は、話題を提供しました。彼の評価判断は後世に任せるとして、彼が日産を再生する時は、2つのことを社員に言い続けたそうです。
「タスク」(「何をいつまでに」を明確にさせた課題に取り組むこと)。もう1つは「コミット」(目標達成責任を約束すること)。この当たり前のことを日産は実行継続することで成功させていきました。

では、あなたに聞きましょう。今月のタスクは何ですか?あなたにとってのコミットは何ですか?それは、施設や教室、チーム、事業部で確認されていますか?
例えば、4月のスケジュールに「第1回 受験セミナー」というイベントがあったとしましょう。さて、準備スタートはいつからしますか?誰とどのような段取りで進めていくつもりですか?

初心者向けの話をします。
先ずは、「5W2H1P」をザックリ決めましょう。細部は後。全体イメージを作る事です。アイデアが出ない時は、仲間の力を借りる事です。

①When
②Where
③Who
④What
⑤Why
⑥How(どのように?)
⑦How much(いくら費用がかかる?)
⑧Priority(優先順位は?)

の8項目を押さえたコンセプトシート(計画書・企画書)に従って設定していけば、モレなくダブりなく計画が進みます。
小・中学生の作文指導で上記①~⑤のアドバイスを受けた人も多いでしょう。ただ、意外とこのイロハが抜ける人を見かけます。文書作成や企画書の基礎基本。ビジネスには、その基本要素に⑥、⑦、⑧の3項目が加わります。仕事の巧拙の第1ポイントですね。
仕事に自信のない人は、「タ」(タスク)と「コ」(コミット)にフォーカスする癖・習慣をつけるといい。「タコ」を追究していくと、イモづる式に業務が“見える化”されてきます(笑)。

時間は誰にも“平等”

時間の感覚は、人それぞれ。時間は、時計があれば見えるのですが、実は見えにくいモノなのです。

1日=24時間
24時間は、男女差別はなく、平等に与えられています。
1週間=168時間
168時間も、能力、人種、信条、門戸・・・問わず平等で、
1年=8760時間
8760時間も、すべての人に平等に与えられています。

日本人の生産性は低く、OECDの加盟国の中で、24位。先進国から大きく水をあけられています。仕事は、自分の持ち時間の一部。労働基準法で、40時間/週と定められています。
その対価として報酬・賃金を受けている以上、40時間の精度を高めるのは理に適っているわけです。
「雑務に時間が取られている」と感じていれば、その雑務を発展的に解消する工夫と努力を組織として取り組まねば前進はしません。「会議に時間が取られている」と感じていれば、その時間対効果をメンバーと共有化していきましょう。

例えば、6人参加しての2時間会議ならば、12時間分の成果が求められます。『12時間分の価値はあるの?』と、常に問うことが必要です。
それこそが仕事力を高めることになるのです。結果、自分や仲間にプラスとして跳ね返ってくることを想像しましょう。
「時間を取られている・・・」という感覚は、誰に、どう見せればいいのでしょうか?自分の時間を搾取(さくしゅ)されていて、何も言えない職場に明日はないと考えましょう。
「私は、こんなに働いているんですぅ~」と言っても解決しません。ここは、学校ではなく、仕事の場。成果が求められ、明日のあなたの働きが期待されるのです。
もしもあなたが躓き、もしも困っていたならば、仲間が助けるのは当たり前です。なぜなら、チームメンバーとしてのあなたのパフォーマンスが下がれば、チーム全体のパフォーマンスも下がるからです。あなたのリーダーはそれを知っているので、“突発的な ほにゃらら”(TA予実表の赤・ピンク色)に上司は目を配るのです。

TA(Task Analysis=課題分析)予実表

理究グループでは、多くの事業部で「週間TA予実表」の作成・提出を義務化しています。TAは、Task Analysis=業務・課題分析=タスクアナリシスの略。通称はTA(ティーエー)。
1週間の業務を予想して時間配分を考えてみよう、と予定をザクっと記入します。そして1週間を振り返り、できたこととできなかったことを記録しておこう、というものです。組織はチームで動いているので、相互理解や共通認識を深める意味でも「予定」「振り返り」を確認しあうのはコミュニケーションを円滑にさせます。
時間や労働を可視化するために、週間の行動を4色で表現します。

青 :お客様対応(授業・面談・イベント・渉外)
緑 :社内業務(授業準備、推進・運営)、研究開発
黄色:社内会議、社内研修
赤 :突発対応

色をアレンジしている人もいますが、4色程度が感覚的に掌握できます。突発対応は、予想外の時間を奪われます。突然の来客、面談、クレームや部下の欠勤。TA予実表を一目見て、赤色があれば先ずは、それを話題にします。「振り返る」ことで時間活用術が身につきます。
充分活用している人もいますが、理解すら不足している人もいます。自分自身の仕事の生産性を高めるための1つの手法に過ぎません。ICT化に伴い、その方法は形を変えていきますが、考え方は変わりません。

勘違いしないで欲しい点が1点あります。
それは、TA予実表は、管理するためのツールではない!ということ。管理するためのツールだとしたならば、こんなムダでバカな方法はないでしょう。そんな会社は、一刻も早く辞めたほうがいいかもしれませんね(笑)。

もう一度整理しましょう。TA予実表作成と提出の目的は、

① 業務の見える化(業務進捗の共有化・1人に責任を負わせない・孤独にさせない)
② 仲間との業務連動の効率化(時間、場所、休日、トラブル・・・)それは、自分だけの為に作成するのではなく、チームメンバー相互の役に立てる
③ 働き方向上⇒ムダな業務の炙り出し⇒「作戦立案・工程管理」の見直し

上手く利用している幹部は、部下とのコミュニケーションツールとして役立てているようです。賢く、先を見越して業務を組み立てられる者は、業務の進捗に合わせて、上司とのアポを事前に組み込んだりもしています。
年間50週のTA予実表ですが、あくまでもツールなので改善は必要です。サイボウズとの兼ね合いも、考慮しなければならないでしょう。近い将来アプリ化されればもっと有効になるかもしれません。

タイムマネージメント

「マネージメントの要諦はセルフマネージメントであり、セルフマネージメントの要諦はタイムマネージメントにある」(P.F.ドラッカー)
経営の神様は、すべては“時間管理”であると看破しました。
タイムマネージメントの考え方は、“個人的な問題”と同時に、チーム・組織の課題でもあるのです。ダラダラ時間を使う時代は終わりました。セルフマネージメントできない人間が部下をマネージメントできるとは思えないのです。この考え方を理解していない者は、時として“時間泥棒”になる可能性があるのでご用心!

事業部の運営スケジュールは、社内活動(社活)学事活動(学活)の2本柱。社活は、定例会議やMTG、定例業務が中心。学活は、お客様を対象にするので、1年間を見渡して、3ケ月前から始動します。仕事ができる社員は、このスケジュールに追われるのではなく、先手を打つことを心がけています。そのためのツールが運営要項です。
運営要項作成は、地味で孤独な業務。あって当たり前、しかも正確性も求められます。事務局(運営本部)の真骨頂の1つは、運営スケジュールの立案力です。2019年から年5日の年次有給休暇取得が義務化され、2020年は新型コロナ騒動で在宅勤務、テレワークがクローズアップされました。2021年以降、ますます働き方に焦点が当たる時代になります。今までの運営スケジュールの精度を高める必要が出てくるでしょう。
営業部門では“50週分のシフト作成”することが、安心して働ける職場づくりの早道。ベースとなる週間シフト表をもとに、生徒管理や講師管理のマネージメントを飛躍的に向上させる仕組み=多元的シフト管理システムLoOK(ルック)が、2021年の春から登場します。

㈱理究の経営は、年2回のMR =Management Reviewと年4回の定例役員会議で骨格を形成しています。これを軸に方針の策定、修正などをし、事業部間の連動を行っています。
課題を押さえつつ、つねにアウフヘーベン(=より良い状態へと問題を解決する NO2-2 社是)できるかどうかの知恵を絞っているのです。つまりMRは、幹部にとっても役員にとっても経営道の関門-まったなしの期限でもあるのです。

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